Σύστημα ψηφιακής διακίνησης εγγράφων στην Περιφέρεια Ιονίων Νήσων

Ο Περιφερειάρχης κ. Σπύρου

Ο Περιφερειάρχης κ. Σπύρου

Την παρουσίαση του συστήματος ψηφιακής διακίνησης εγγράφων στην Περιφέρεια Ιονίων Νήσων έκαναν σήμερα ο Περιφερειάρχης, Σπ. Σπύρου και η Διευθύντρια της Δ/νσης Πληροφορικής, Γεωργία Προκοπιάδου.

Είναι κοινά αποδεκτός τόπος ότι ο εκσυγχρονισμός των διοικητικών διαδικασιών και των μέσων που χρησιμοποιούνται για την εκτέλεσή τους, μπορεί να συντελέσει σημαντικά στον περιορισμό της γραφειοκρατίας και του κόστους που αυτή συνεπάγεται, είπε ο Περιφερειάρχης, ο οποίος παρουσίασε στους δημοσιογράφους το σύστημα ψηφιακής διακίνησης εγγράφων.

Η Περιφέρεια Ιονίων Νήσων έχει εκπονήσει συγκεκριμένο σχέδιο δράσης, με στόχο να αλλάξει τη διοικητική πρακτική και πραγματικότητα. Η Περιφερειακή Αρχή, λαμβάνοντας υπόψη τα πολλαπλά οφέλη που προκύπτουν από τον εκσυγχρονισμό της διοικητικής οργάνωσης, προχώρησε στην εφαρμογή ηλεκτρονικού συστήματος πρωτοκόλλου που περιλαμβάνει την ψηφιακή διακίνησης εγγράφων και τη χρήση συστημάτων ψηφιακής υπογραφής.

Με τον τρόπο αυτό πετυχαίνεται η ταχύτερη, ασφαλέστερη, και το σημαντικότερο, σαφώς οικονομικότερη διακίνηση διοικητικών εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών του Οργανισμού μας, αλλά και με τους πολίτες και τις επιχειρήσεις που έρχονται σε επαφή με αυτές. Το κόστος μειώνεται στον τομέα των αναλώσιμων υλικών και των μεταφορικών, καθώς και λόγω της εξοικονόμησης πολύτιμων ανθρωποωρών από τους υπαλλήλους της Περιφέρειας.

Στρατηγικής σημασίας για την Περιφέρεια

Η επιλογή αυτή και η υλοποίηση του παραπάνω έργου είναι στρατηγικής σημασίας για την Περιφέρειά μας, γιατί επιτρέπει την διοικητική ενοποίηση μιας γεωγραφικά κατακερματισμένης δομής λόγω, φυσικά, του νησιωτικού στοιχεία που τη διακρίνει. Επίσης, με την εξοικονόμηση των ανθρωποωρών, αποφορτίζονται μερικώς από περιττό γραφειοκρατικό βάρος οι άκρως υποστελεχωμένες υπηρεσίες της Περιφέρειας. Έτσι, καθίσταται ταχύτερη και αποτελεσματικότερη η λειτουργία τους και βελτιώνεται συνολικά η απόδοσή τους.

Εξοικονόμηση κονδυλίων

Μέχρι σήμερα έχουν εγγραφεί στο σύστημα ψηφιακής διακίνησης εγγράφων εκατόν εξήντα πέντε υπάλληλοι της Περιφέρειας και δέκα Διευθύνσεις και υπάρχει εκτίμηση για ολοκλήρωση της διαδικασίας μέχρι το τέλος του 2014. Επίσης, έχουν προμηθευθεί με σύστημα ψηφιακής υπογραφής όλα τα στελέχη της αιρετής διοίκησης (Περιφερειάρχης, Αντιπεριφερειάρχες, Εκτελεστικός Γραμματέας) και οι ανώτεροι μόνιμοι υπάλληλοι σε επίπεδο Γενικών Διευθυντών και Διευθυντών. Ο σχεδιασμός προβλέπει τη δωρεάν προμήθεια εκατόν πενήντα (150) συστημάτων ψηφιακών υπογραφών μέχρι το τέλος του έτους (2013), με αποτέλεσμα οι περισσότεροι υπάλληλοι της Περιφέρειάς μας να αποκτήσουν τη δική τους ψηφιακή υπογραφή.

Υπάρχουν πολλά ποσοτικά στοιχεία, τα οποία μπορούν να αποδείξουν με μεγάλη ευκολία τη χρησιμότητα και την ωφέλεια αυτού του μεταρρυθμιστικού έργου. Το πιο σημαντικό, πάντως, είναι ότι με βάση την πιλοτική εφαρμογή της ψηφιακής διακίνησης εγγράφων σε επιλεγμένες Διευθύνσεις της ΠΙΝ, καταφέραμε και υπολογίσαμε ότι με την ολοκλήρωση του, το έργο αυτό θα εξοικονομήσει για την Περιφέρεια πόρους ύψους εξακοσίων χιλιάδων ευρώ (600,000 €) για κάθε εξάμηνο λειτουργίας της, ήτοι ένα εκατομμύριο διακόσιες χιλιάδες ευρώ (1,200,000 €) το χρόνο ή έξι εκατομμύρια ευρώ στη διάρκεια μιας πενταετούς θητείας.

Η προσπάθεια της ΠΙΝ να προωθήσει και να εφαρμόσει σύγχρονα διοικητικά συστήματα θα συνεχιστεί και για το επόμενο διάστημα και στο σχεδιασμό προβλέπεται και η υλοποίηση συστήματος ροής εργασίας.

Η Περιφέρεια Ιονίων Νήσων, παρά τα πολλά και σημαντικά προβλήματα που έχει να αντιμετωπίσει, παρά το γεγονός ότι είναι η Περιφέρεια με μακράν το μικρότερο αριθμό υπαλλήλων, παρά την περιρρέουσα ζοφερή και καταστροφολογική ατμόσφαιρα, πρωτοπορεί στο κομμάτι της διοικητικής μεταρρύθμισης και δείχνει το δρόμο για την έξοδο από την κρίση.

Τέλος, σημειώνεται ότι η Περιφέρεια έχει προσκληθεί να παρουσιάσει το πρόγραμμα αυτό στη Θεσσαλονίκη, ενώ υπάλληλοί της θα επιμορφώσουν στελέχη υπηρεσιών στη συμπρωτεύουσα.

email